¿Cómo solucionar el problema de COBROS en las Escuelas Privadas?

Los problemas económicos de México afectan a toda la población, ya que sus efectos se sienten en todos los niveles económicos, afectando a las escuelas privadas del país, ya que el número de personas que antes pudieron sentirse atraído hacia una educación privada para sus hijos, pueden desestimar los beneficios que éstos ofrecen debido a los pagos de colegiaturas que deben cubrir.

De acuerdo a un reportaje en el Diario de Yucatán, un sondeo mostró que los colegios particulares muestran un problema en el atraso del pago de las cuotas escolares y el rechazo hacia el aumento de precio en las mismas.

Entre las principales consecuencias de la crisis económica, muchos padres de familia y tutores han optado por eliminar los gastos en libros especiales, actividades extracurriculares o cualquier tipo de ayuda que se convierta en un nuevo gasto para ellos.  Para algunos padres de familia que aún desean que sus hijos asistan a escuelas privadas, se han visto en la necesidad de escoger con base en el precio de las colegiaturas o solo mandar a uno de los hijos a un colegio privado.

En otros casos, el número de peticiones de becas se ha incrementado, así como la solicitud de prórrogas o planes de pagos que permitan que los padres de familia puedan cumplir, aunque sea a destiempo, con sus responsabilidades financieras y así mantener a sus hijos en la escuela.

Esto genera grandes problemas para las escuelas, ya que se ven en la necesidad de reducir gastos en programas que pueden ser muy atractivos para los padres de familia, recurrir a préstamos de instituciones bancarias o disminuir la inversión en la infraestructura o equipo escolar. Todo esto sin contar los aumentos en el salario de profesores y personal administrativo.

Frente a esta situación, muchas escuelas han recurrido a sistemas de cobranza y facturación que le permitan mejorar la administración financiera del plantel. Estos sistemas permiten reducir los costos administrativos, ya que se trasladan los pagos por conceptos como inscripciones, colegiatura o exámenes, a bancos o tiendas de conveniencia, en lugar de una caja dentro de la escuela.

El personal financiero podrá dedicar su tiempo al seguimiento de la cobranza en lugar de en la propia operación, además de que los padres de familia tendrán mayores facilidades de realizar el pago en el momento con que cuenten con los fondos para realizarlo. Las escuelas privadas deberán proveer todas estas facilidades, ya que frente a tantos gastos que tienen que cubrir los padres de familia, no es raro que una eventualidad haga que utilicen el dinero de la colegiatura en otra cosa.

Además de proveer de facilidades de pago a los padres de familia, las escuelas han optado por la digitalización de sus procesos financieros en búsqueda de los siguientes beneficios.

·         Facturar electrónicamente por CFDI (Con complemento para instituciones educativas).

·         Emisión de timbrado de nóminas CFDI.

·         Envío masivo por correo electrónico de los estados de cuenta, recordatorios de pagos y avisos de saldos vencidos.

·         Configuración total con base en cada ciclo escolar, pudiendo tener en un ciclo, políticas y precios y en otros ciclos cambiar totalmente.

·         Personalización por alumno, conceptos y cantidades a cobrar.

·         Creación y configuración de cualquier concepto de cobro.

·         Control de recargos, becas y descuentos por pronto pago.

·         Creación de cualquier formato de recibo.

·         Cancelación de recibos de pago, conservando el folio del recibo emitido e indicando el usuario que lo cancelo.

·         Realización de cartas, memos, constancias y oficios a todos o parte de nuestros alumnos, inclusive a morosos.

·         Generación e interpretación de pagos bancarios referenciados.

·         Elaboración de códigos de barra para pagos en OXXO.    

·         Emisión de estados de cuenta por alumno, al día o de deuda total.

·         Corte de caja por día, semana, mes, año, nivel académico, plan de pago, concepto, forma de pago, usuario, cuenta.

·         Creación de un listado de deudores por fechas con montos desglosados.

·         Presupuesto de ingresos de acuerdo a alumnos inscritos.

·         Control de egresos y balance de resultados.

·         Exportación de la información a hojas de cálculo, documentos de texto y a PDF o como archivo adjunto a un e-mail.

La adquisición de un sistema de gestión escolar que provea de todas las características anteriores ha permitido que muchas escuelas no solo sobrevivan, sino que prosperen frente a todas las dificultades que enfrenta el mercado moderno.

Si quieres saber más sobre cómo puedes incorporar un sistema de gestión escolar en tu colegio, deja tus datos en el siguiente formulario.

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