Evita Perder Dinero: Pasos Vitales para llevar un Excelente Control de tu Caja Chica

Gastos imprevistos, compras de último momento, anticipos a empleados o proveedores, insumos de oficina, etc., estos son los gastos que pueden sacar de balance a cualquier empresa y que por hacerse en efectivo y bajo la tensión diaria, pueden quedar fuera de tú control.

No son gastos grandes, pero después de varios días pueden absorber parte del flujo de dinero de una empresa y dejar un gran agujero en las finanzas.

La caja chica es una gran herramienta para facilitar estas salidas diarias de dinero pero de manera controlada, no es necesario contratar a un contador para dicha labor, solo debemos asignar a un administrador para que se ocupe de mantenerla bajo instrucciones mucho muy específicas.

Todas las compras de montos pequeños que se realicen con la caja chica podrán ser controladas, contabilizadas y tomadas en cuenta a la hora de la declaración de impuestos, esto resulta muy atractivo ya que dichos gastos son aceptados por el fisco.

Son muchos los gastos que se cubren con una caja chica, desde material de oficina hasta combustible, peajes o gastos de transporte público y esto nos lleva a tener muy claro que la caja chica solo debe de usarse para salir de apuros diarios y no para cubrir gastos que sobrepasen el límite establecido.

Otra de las grandes ventajas de la caja chica es que a través de ella se pueden agrupar los gastos para no tener la necesidad de especificar cada uno de ellos, y llevar un mejor control de todas las compras de montos pequeños que están por debajo de los gastos generales y a continuación te brindamos algunos consejos adicionales al respecto:

Es importante saber que la caja chica solo tiene 4 movimientos:

Cuando se crea

Cuando se aumenta

Cuando se disminuye

Cuando se elimina

En algunos lugares es conocida  como “Fondo Fijo”, debido a que siempre debe tener una cantidad fija, ya sea en dinero o en comprobantes y lo dicho, no debe ser tocada para otra cosa que para pagar pequeños gastos.

Después de utilizarse, el cheque que se use para reponer el dinero de la caja siempre debe emitirse por la diferencia entre el fondo fijo y el dinero en efectivo sobrante, por ejemplo; si la caja chica es de $ 20,000 y al final del mes solo quedaron en ella $ 400, el cheque que se emita para reponer el dinero debe de ser de la diferencia entre los dos:

Fondo Fijo………..…..……$ 20,000

Efectivo…………….…….… $ -    400

Cheque de reposición: …$ 19,600

La diferencia que pueda haber entre el efectivo que quedó y el que debería de quedar se lleva a una cuenta llamada: Sobrante y Faltante.

Si esta diferencia es deudora y es grande, se le puede cobrar al empleado que la maneja bajo el concepto de: Cuentas por Cobrar al Empleado.

Por esto la caja chica siempre debe ser manejada por una sola persona y que esté al pendiente del dinero que entrega y de los comprobantes que recibe.

Existen normas para el uso de la caja chica, por ejemplo que todos los pagos deben estar respaldados por un comprobante y previamente solicitados a través de documentos impresos, numerados, llenados con tinta con las cantidades en letra y cifra, autorizados por el encargado en cuestión y firmados por el beneficiario.

Siempre es mejor apartar el dinero de la caja chica y evitar que se mezcle con el dinero personal o con el de otros fondos del negocio, si trabajas solo o manejas sin ayuda todo el dinero de la empresa, con la caja chica tendrás mayor claridad acerca de cuándo, cómo y donde se va el efectivo, te ayudará también a mantener las cuentas laborales y las personales bien separadas.

Por último, jamás olvides que si no tienes cuidado con ella, en lugar de una gran ayuda para el control de tu dinero, tu caja chica se puede convertir…  en un agujero grande.

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